Organizando os documentos

Vamos falar de documentos diversos, você sabe onde eles estão na sua casa? Seria capaz de encontrar um documento específico imediatamente?

Você sabe quanto tempo precisa guardar esses documentos com segurança?

Quando os papéis se acumulam é muito fácil se perder na montanha deles que lotam as gavetas. O jeito é organizar a papelada.

Seguem as dicas da Tendo Tempo:

REÚNA TUDO PARA COMEÇAR A ORGANIZAR A PAPELADA
Abra todas as gavetas e armários; reúna TODOS os documentos, papéis e contas que encontrar. Não deixe nenhum cômodo para trás.

JOGUE FORA O QUE VOCÊ NÃO PRECISA
Organize a papelada pensando primeiramente em quais documentos podem ser descartados. Olhe com calma cada um desses papéis e comece a separá-los por categorias como, por exemplo, contas pagas, contas a pagar, documentos pessoais, documentos da casa, documentos do carro e por aí vai.

Papéis como anúncios publicitários, convites e folders, por exemplo, podem ser jogados fora sem medo. Assim você já elimina uma boa parte dos papéis.

Para isso, faça três pilhas:

1- para os documentos que precisam ser guardados e arquivados;
2- para os documentos que você deve delegar a alguém;
3- para os documentos que podem ser descartados.

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Não perca tempo arquivando papéis desnecessários. Você tem dúvida com relação ao tempo que precisa guardar cada documento? Via de regras, são os seguintes:

01 MÊS

• Recibos de compras e notas fiscais diversas,
• Comprovantes de depósitos e transferências,

01 ANO

• Extratos bancários e dos cartões de crédito,
• Apólices de seguro de vida, de carro, de residência (desde que elas tenham validade de apenas um ano),
• Exames de saúde. Após seis meses a maioria dos exames perde a validade e, por isso, muito provavelmente seu médico pedirá novos exames, mas vale a pena guardar para o caso de algum tratamento contínuo ou para o simples efeito de comparação. Para o caso de tratamentos contínuos, a recomendação é manter os exames guardados pelo tempo que durar o tratamento;

05 ANOS

• Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais, ou declarações anuais de quitação de débitos
• Comprovantes de pagamento de aluguel,
• Comprovantes de pagamento de cartões de crédito,
• Comprovante de pagamento de mensalidades escolares,
• Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF),
• Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU),
• Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA),
• Pagamento de condomínios,
• Comprovante de pagamento de cursos diversos,
• Comprovantes eleitorais,
• Holerites e contracheques,
• Recibos de assistência médica e convênio saúde,
• Recibos de profissionais liberais (contador, arquiteto e advogado),

PARA SEMPRE

• Documentos pessoais (RG, CPF, título de eleitor, carteira de trabalho, passaporte),
• Certidões (Nascimento, Casamento e reservista),
• Escritura da casa e contratos de compra e venda,
• Documento de compra e venda do automóvel (pelo tempo em que permanecer com o bem),
• Notas fiscais e manuais devem ser guardados até que você se desfaça do bem,
• Carnês do INSS.

ORGANIZE OS DOCUMENTOS EM CATEGORIAS
Pegue aquela pilha de documentos que precisam ser arquivados e comece a separá-los e organizá-los. Algumas das categorias mais comuns são:

• Finanças (contas bancárias, contas de crédito, hipotecas, investimentos),
• Propriedades (recibos relativos à casa – reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas.
• Seguros (de carro, casa, vida, invalidez, médico),
• Impostos (recibos do ano em curso e outros documentos relativos a taxas em geral),
• Registros e exames médicos
• Registros veterinários,

ORGANIZE OS DOCUMENTOS EM PASTAS OU CAIXAS ORGANIZADORAS
Existem caixas, maletas e pastas dos mais diferentes tamanhos, formatos e cores nas papelarias. Você deve escolher o método que melhor se adapte as suas necessidades. Por exemplo, se você vai guardar a papelada em uma gaveta grande, opte pelas pastas comuns e pastas sanfonadas. Se o que você pretende é guardar os documentos em uma estante, opte pelas caixas e maletas arquivo.

ORGANIZE AS CONTAS A PAGAR
É interessante criar um arquivo apenas para as contas a pagar. Separe uma pasta ou uma caixa apenas para isso. Você deve deixá-la sempre ao alcance das mãos para colocar ali todas as contas a pagar. Outra ideia: você pode também organizar as contas a pagar em uma pasta sanfonada onde cada divisão destine-se a um mês do ano e ir guardando ali as contas por mês de vencimento. Faça como parecer melhor para você!

ETAPAS DA ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Existem, basicamente, quatro categorias de organização dos documentos. São elas:

CAIXA DE ENTRADA
A caixa de entrada é o local onde você vai colocar os papéis que acabou de receber. Isso evita que eles se espalhem pela casa. Portanto, aquela multa que acabou de chegar, o boleto do carro e a conta de água devem ir direto para a caixa de entrada. O importante é que ela fique em um local de fácil acesso.

ARQUIVO ATIVO
O arquivo ativo é tudo aquilo relacionado ao último ano e ao ano atual, incluindo contas pagas, notas fiscais e manuais.
Ou seja, tudo o que você provavelmente poderá precisar e que por isso deve estar armazenado a fácil acesso.

ARQUIVO MORTO
O arquivo morto é o local para guardar comprovantes de pagamentos de anos anteriores, ou seja, tudo que já foi pago e não pertence ao ano em questão.
Para reduzir a papelada uma boa dica é optar por guardar apenas a quitação anual de débitos.

ARQUIVO PERMANENTE
O arquivo permanente é o que não pode ser jogado fora nunca. Crie uma pasta só para essa categoria especifica de documentos. Para facilitar a visualização, você ainda pode criar subcategorias como “casa”, “carro” e “pessoais”, por exemplo.

DICAS

• As contas do ano vigente que já foram pagas devem ser armazenadas em uma pasta sanfonada com diversas divisórias. Existem pastas com menos ou mais compartimentos: escolha um modelo no qual caibam, separadamente, os comprovantes de todas as movimentações financeiras da família, e identifique cada aba com etiquetas.
• Entre os arquivos de uso corriqueiro, reserve um espaço para encaixar papéis que tenham a ver com algum projeto ou ocupação que esteja em andamento – está passando por tratamento médico e realizando exames? Reúna a papelada em uma pasta e a tenha por perto enquanto for necessário!
• Hoje em dia é possível encontrar manuais de diversos aparelhos eletrônicos pela internet. Portanto, você não precisa guardar todos eles. Mas atenção a um detalhe: se for descartar o manual, certifique-se que tenha guardado a nota fiscal do produto, ok? São duas coisas distintas.
• Um erro comum é deixar os documentos da família toda em um só local. O correto é que cada membro tenha suas próprias pastas. Nelas, organize os documentos pessoais de cada um, como RG, CPF, título de eleitor, carteira de trabalho, carteira de vacinação, passaporte, certificados e diplomas, holerites e exames médicos.
• Abas de identificação combinam com títulos objetivos e abrangentes, como: seguros (ex.: de vida e da casa), bancos (ex.: contrato de cartão de crédito e de financiamento), imóveis (ex.: contrato de aluguel e recibos sobre benfeitorias), veículos (ex.: apólice de seguro e documento de compra e venda), entre outros.
• Categorias extensas ficam em ordem com subdivisões internas. Pastas em L, de plástico translúcido, são finas e abrigam papéis do mesmo assunto com eficiência.
• dê atenção especial à pasta que reúne documentos de viagens, como passaportes e vistos, pois estes têm prazo de validade. Também vale a pena ter, ali dentro, uma carteira exclusiva para carregar documentos durante a viagem
• ARQUIVO MORTO. Está pago e não é deste ano, pode transferir para o arquivo morto! Depósito das transações financeiras que já não precisam estar tão acessíveis, é ele que recebe as faturas e comprovantes dos pagamentos realizados em anos anteriores.
• DECLARAÇÃO ANUAL DE QUITAÇÃO DE DÉBITOS é um documento, obrigatório por lei, deve ser emitido por prestadores de serviços públicos e privados, uma vez ao ano e substitui todos os comprovantes de faturas pagas no ano anterior. Costuma chegar no mês de maio. Recebeu esse papel? Descarte na mesma hora outros 12.
• Sempre que possível use o scanner para digitalizar documentos. Hoje em dia existem aplicativos que permitem fotografar os documentos e, em seguida, convertê-los em PDF, facilitando a visualização e o envio para outras pessoas caso seja necessário,
• Opte por receber contas e boletos por email, reduzindo a pilha de papéis. Nesse caso, lembre-se de criar pastas no computador e salvar cada documento no local especifico. Uma vantagem de digitalizar documentos importantes é que você pode atribuir senha para cada um deles, mantendo-os mais seguros do que aqueles impressos que qualquer pessoa pode ter acesso.
• No caso de documentos que não podem ser acessados por todos da casa, opte por guardá-los numa gaveta ou em um gaveteiro com chave e/ou num cofre,
• Cuide da integridade dos documentos, evitando dobrá-los demais pois é preciso que estejam legíveis,
• Guarde-os em locais onde possam ser mantidos íntegros, para não correrem o risco de embolorar, de mofar e/ou de molhar,
• Utilize pastas, envelopes e/ou sacos plásticos próprios para arquivos. Além de conservá-los, você ainda pode etiquetar cada um para identificar os documentos facilmente,
• Cuidado ao colocar elástico diretamente no documento, pois com o tempo ele vai derretendo e pode manchar e/ou grudar as folhas da papelada,
• Criar um arquivo escolar, com documentos importantes da escola, as avaliações, etc
• Organizar um arquivo de memórias afetivas, onde se pode inserir cartas, postais, desenhos, cartões, etc

Agora é só sacudir a preguiça e começar a tarefa de organizar os documentos.

Vamos começar?

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